Be an ASIAN GAMES Volunteer, Why not? (Part 2: Training 1)

Hallo useful people!

Ditulisan saya kali ini, saya akan berbagi pengalaman saya saat mengikuti training untuk menyempurnakan status saya sebagai volunteer invitation tournament Asian Games 2018, yang memiliki tugas to serve with good service but not servant. Training dilakukan sebanyak yang dibutuhkan oleh tiap departemen, so tiap-tiap departemen memiliki frekuensi training yang berbeda. Saat pengumuman lolos seleksi, status saya dan teman-teman volunteer yang lain masih umum, artinya kami belum ditentukan bekerja di departemen apa.

Training pertama disebut juga sebagai general training (GT), namun volunteer  terbiasa menyebutnya GT 1. GT 1 kembali dilaksanakan di Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia (LPPI) Jakarta, jadi buat kamu yang berdomisili di luar Jakarta harus sudah mempersiapkan kebutuhan akomodasi, dan saving money yang cukup, karena training-training yang diselenggarakan berlokasi di Jakarta, pada waktu yang cukup mendadak diinfokan.

Pada GT 1 ini, INASGOC bekerjasama dengan MADEP Consulting and Training Service sebagai jasa pelatihan softskill untuk volunteer. Dengan banyaknya jumlah volunteer, maka pelaksanaan GT 1 dilakukan selama ±5 hari, dengan 2 sesi perharinya, dan terbagi ke beberapa ruangan. Saat undangan GT 1 diterima via email, kamu akan mengetahui di kelas berapa, dan hari apa kamu akan mengikuti GT 1. Saya sendiri mendapatkan jadwal GT 1 pada hari selasa, kelas 5. Saya mengikuti GT 1 selama sehari penuh karena GT 1 dilaksanakan 1 hari, jumlah peserta ±20 volunteer per ruang dan 1 pemateri. Materi yang didapatkan saat GT 1 adalah materi umum yang sebenarnya sudah diketahui oleh volunteer, mudah diterima, namun akan sulit dipraktikkan, mengingat sikap-sikap sederhana yang seharusnya menjadi kebiasaan seolah terlupakan akibat pengaruh zaman dan efek globalisasi. Materi tersebut adalah interpersonal skill, communication skill, professional etiquette, dan materi pariwisata dan budaya DKI Jakarta. Di setiap materi, disediakan coffee break untuk merefresh kembali suasana hati dan body agar siap menerima materi selanjutnya. Cofee break yang disediakan juga tidak mengecewakan. Selain coffee break, pada GT 1 juga disediakan makan siang karena kegiatan yang berlangsung dari pagi hingga menjelang malam. Setiap peserta GT 1 juga menerima merchandise berupa buku catatan (notebook), pulpen, pin, goody bag, dan ID Card. Setiap volunteer yang absen juga tercatat dalam absensi, dan absensi dilakukan 3x dalam waktu yang berbeda, sehingga setiap volunteer harus mengikuti GT 1 hingga akhir. 

Merchandise yang didapatkan volunteer saat GT 1

Materi Interpersonal Skill

Materi pertama yang saya dapatkan adalah interpersonal skill, yang disampaikan oleh ibu Melda. Materi ini disampaikan agar setiap volunteer yang bertugas dapat memiliki keterampilan interpersonal yang baik, mengingat setiap volunteer yang bertugas adalah representatif dari interpersonal masyarakat Indonesia. Interpersonal skill mempelajari tentang bekerja dengan orang lain, berinteraksi, menginspirasi, menyelesaikan konflik, memahami budaya, serta menunjukkan diplomasi. Sifat-sifat teamwork, persuading, feedback, tenggang rasa serta komunikasi akan sangat bermain dalam menghasilkan sebuah interpersonal skill yang baik, karena akan memperbaiki hubungan dan produktifitas, mempengaruhi orang lain, membuat orang lain nyaman, dan tentu dalam mencapai tujuan.

Sebagai volunteer, kemampuan interpersonal skill yang harus dimiliki yaitu kemampuan berinisiatif dalam mencari pengalaman ataupun mencari info yang tepat dan akurat agar lebih memahami keadaan, sehingga dapat memberikan kesan pertama dan cara merespon yang sesuai. Kemampuan interpersonal skill selanjutnya yaitu bersikap terbuka (self disclosure) secara aktif dan dinamis, namun tidak over acting, untuk memunculkan rasa dipercaya. Selanjutnya adalah kemampuan memberikan dukungan emosional dengan menunjukkan positive personal impact secara confidence, conclude, cheerful and likeable. Lalu kemampuan mengatasi konflik yang diiringi dengan sifat kedewasaan, mentalitas yang kaya, integritas yang baik serta melihat persoalan dari berbagai sudut pandang. Terakhir adalah kemampuan interpersonal skill dalam membujuk, yang dilakukan dengan kredibilitas, nalar, dan sentuhan emosional.

Materi interpersonal skill dibawakan ibu Melda dengan sangat menyenangkan, dan saya yakin semua volunteer yang berada dalam satu ruang dengan saya, menikmati dan terbawa arus materi tersebut. Materi ibu Melda ditutup dengan simulasi tes, yang bernama DISC Test untuk mengetahui karakteristik volunteer dalam mengatasi konflik.

Materi Pariwisata dan Budaya Jakarta

Materi selanjutnya adalah Pariwisata dan Budaya Jakarta. Mohon maaf, saya lupa nama sang pemateri. Dalam materi ini, setiap volunteer diharapkan dapat menjadi tourist information centre berjalan bagi setiap tamu Asian Games, yang datang dari berbagai Negara di Asia. Materi diawali dengan pengenalan Jakarta sebagai ibukota Indonesia, dengan suku asli Betawi, kemudian pengenalan letak geografis Jakarta termasuk pintu masuknya. Selanjutnya pengenalan patung dan monumen yang ada di Jakarta, museum-museum yang ada di Jakarta, lokasi untuk berwisata alam, tempat belanja dan restaurant dari yang high cost hingga low cost, night life, festival dan attraction yang bisa dinikmati beserta tempatnya, serta aksesibilitas yang tersedia di Jakarta. Semuanya dipresentasikan secara jelas oleh sang pemateri. Namun, bagi saya cara penyampaian materinya kurang menarik, dikarenakan terkesan monoton dengan presentasi slide. Mungkin bisa diselipkan video-video pendek untuk lebih menarik perhatian. Materi tiap slide nya tidak dipresentasikan secara detail, hanya gambaran umum saja karena keterbatasan waktu. Volunteer diminta untuk mencari sendiri informasinya lebih lanjut, dengan surfing di dunia maya ataupun mengunjungi langsung tiap-tiap lokasinya.

Sebagai warga asli Jakarta, yang lahir dan tinggal di Jakarta, saya mendapatkan banyak informasi pariwisata yang sebelumnya tidak saya ketahui tentang pariwisata kota saya, dan menimbulkan hasrat untuk mengunjungi langsung berbagai tempat yang bisa membuat saya semakin bangga dengan kota ini.

Materi Professional Etiquette

Materi ketiga yang saya dapatkan dari GT 1 adalah Professional Etiquette, yang disampaikan oleh ibu Itsye. Pada materi ini, setiap volunteer diharapkan dapat berperilaku santun dan bertata krama. Etiquette yang berasal dari bahasa Perancis bermakna tiket atau undangan dari raja untuk mengadakan pesta, dimana setiap yang mendapatkan etiquette merupakan tamu pilihan yang pasti memiliki tata krama yang baik. Sebagai volunteer kegiatan internasional yang bertugas menghadapi beragam tamu, dengan negara dan budaya yang berbeda, dibutuhkan perlakuan yang profesional, dengan akal sehat, tulus dan sesuai aturan.

Dari materi ini saya mendapatkan ilmu baru, bahwa first impression ditentukan oleh 30 detik pertama, dan dilanjutkan dengan 4 menit pertemuan. 30 detik pertama, kita bisa saja mengetahui bagaimana tingkat ekonomi, tingkat pendidikan, posisi social, dan tingkat kesuksesan dari lawan bicara, dan 4 menit berikutnya akan menentukan kepercayaan, kebaikan, kecerdasan dan persahabatan. Faktor yang mendukung terwujudnya professional etiquette yang baik adalah faktor ABC.

Appearance (wardrobe, color, and grooming)

Behavior (attitude, and civility)

Communication (verbal, non verbal, written)

Penyampaian materi ini sangat menarik, karena langsung dipraktikkan dengan melibatkan setiap volunteer dikelas (dilakukan simulasi). Simulasi dan praktik yang dilakukan diantaranya professional etiquette dalam perkenalan, menyambut tamu, berjabat tangan, bertelepon, menolak permintaan tamu, dan mengatasi tamu yang suka mengeluh. Beberapa kata juga bisa saya simpulkan sebagai magic words  setelah menerima materi ini, kata-kata tersebut adalah silahkan, terima kasih, tolong, dan maaf.

Materi Communication Skill

Materi terakhir yang saya terima dari GT 1 adalah communication skill yang disampaikan oleh ibu Evrita Norman. Materi ini bertujuan untuk dapat mengkomunikasikan needs, wants, and feeling tanpa melanggar hak asasi orang lain, dan menciptakan komunikasi yang efektif. Materi ini menjadi penting, karena komunikasi adalah kebutuhan, dilakukan untuk berbagi, memahami sikap dan perasaan. Komunikasi memang terjadi secara alamiah dan otomatis, sehingga tidak jarang terjadi kesalahpahaman, dan miss communication.

Communication Cycle and Process. Sumber: http://jaykubavat8.blogspot.com

Komunikasi dikatakan efektif jika pesan yang disampaikan dapat diterima dengan sempurna, dan dimengerti, sehingga tidak terjadi salah persepsi, dan kedua pihak saling diuntungkan. Namun, terdapat rintangan berupa emosi, selfish, bahasa, media, dan prasangka yang dapat menggagalkan terwujudnya komunikasi yang efektif. Komunikasi dilakukan dengan produktif, dengan hukum REACH.

Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble

Selain hukum REACH, terdapat faktor V dan juga perilaku komunikasi yang akan mempengaruhi terwujudnya komunikasi efektif.

Faktor V yang dapat mempengaruhi komunikasi. Sumber: http://libioencarnacion.blogspot.co.id

Perilaku permisif atau submisif, dimana perilaku komunikasi tersebut menyatakan ‘saya tidak oke, kamu oke’. Perilaku agresif, dimana perilaku komunikasi tersebut menyatakan ‘saya oke, kamu tidak oke’. Dan perilaku asertif, dimana perilaku komunikasi tersebut menyatakan ‘saya oke, kamu oke’.

Materi ini menjadi materi penutup dalam GT 1. Setelah itu, panitia yang bertugas menyodorkan sebuah buku yang berisi kontrak kerja volunteer untuk ditanda tangani oleh setiap volunteer. Selain itu, sebelum kegiatan GT 1 ditutup, volunteer diminta menuliskan feedback dari rangkaian kegiatan GT 1, dan berkesempatan menyampaikan kritik saran teruntuk INASGOC. Setiap volunteer yang mengikuti GT 1, juga berhak menerima sertifikat.  Bagi saya, materi dalam GT 1 sangat bermanfaat dan semoga teman-teman volunteer yang lain juga merasakan manfaatnya :)