“Ketika sudah tau, kemudian tertarik, maka disana akan ada rasa untuk
ikut serta di dalamnya”
Dari menit menuju
jam, jam menuju hari, hari menjadi bulan. Kabar akan kejelasan dimana saya akan
ditempatkan bertugas dalam invitation
tournament Asian Games 2018 tak kunjung tiba. Saya bergabung dalam satu
grup non official whatsapp volunteer, dimana setiap waktunya ramai membicarakan terkait e-mail
yang masuk ke notifikasi mereka, e-mail yang selalu ditunggu setiap volunteer, dan e-mail yang membawa kabar
penempatan departemen. Namun, hingga akhir Januari, sayapun tak kunjung mendapatkan
e-mail penempatan departemen. Saya gelisah, dan mencoba mengikhlaskan jika
memang saya tidak jadi terlibat dalam invitation
tournament Asian Games 2018 sebagai volunteer,
namun saya masih menginginkan kejelasan akan status saya.
Memasuki bulan
Februari, bulan yang menjadi waktu penyelenggaraan invitation tournament, e-mail yang ditunggu sejak 2 bulan lamanya
akhirnya masuk ke notifikasi handphone saya.
Saya ditempatkan di departemen human
resource and volunteering (HRV). Saya senang sekaligus bingung, kenapa saya
dimasukkan ke departemen tersebut? Terlebih tidak ada pilihan departemen
tersebut yang tersedia, ketika saya mengisi application
dulu. Dan saya juga tidak bisa membayangkan, seperti apa tanggung jawab di departemen
tersebut, karena selama kuliah saya hanya aktif dalam dunia kesehatan dan
farmasi. Informasi penempatan saya di departemen HRV, sekaligus mencantumkan
undangan briefing yang dilaksanakan
keesokan harinya (dadakan? Sudah biasa :D). Karena memang aktivitas saya yang
luang, setelah menyelesaikan sidang perskripsian, saya bisa-bisa saja hadir
dalam briefing tersebut.
 |
| Pengumuman Penempatan Divisi dan Undangan Briefing |
Keesokan harinya
saya berangkat menuju gedung INASGOC Headquarter, di daerah Senayan. Briefing yang saya hadiri, ternyata
lebih spesifik menjelaskan jobdesk untuk
wakil kordinator departemen lain, selain HRV, yang juga mendapatkan informasi
penempatan posisi di waktu yang mepet seperti
saya. Alhasil, hingga pulang saya masih kebingungan terkait jobdesk yang akan saya lakukan di departemen
tersebut. Namun, saya pulang tanpa tangan kosong. Setelah briefing, semua volunteer HRV
mendapatkan seragam di hari itu juga, berupa 3 buah kaos, 1 buah jaket, 1 buah sling bag, 1 buah topi, 1 buah jas
hujan, 1 buah buku jurnal, dan 1 buah kotak pensil beserta alat tulisnya.
Selain itu, di hari selanjutnya seragam yang diperoleh adalah 2 buah celana, 1
buah tas ransel, dan 1 buah guidebook
volunteer. Selain mendapatkan seragam di hari
itu, esok harinya saya dan volunteer HRV
yang lain diminta hadir untuk mengikuti staff
and volunteer management (SVM) training di gedung PPK GBK Senayan.
 |
| Proses Membagikan Seragam untuk HRV Volunteer |
 |
| Tes Seragam Baru :D |
SVM training dibawahi oleh departemen
IT&T, dimana saya diajarkan bagaimana mengabsen setiap volunteer yang bertugas dengan menggunakan sistem. Absensi tersebut
akan memuat tanggal dan waktu kehadiran, sehingga dapat diketahui berapa lama volunteer bekerja. Setelah itu,
dilakukan ramah tamah dengan Bang Teguh, salah satu staff HRV. Namun, saya juga
masih belum mengetahui apa saja jobdesk
saya di departemen HRV, karena bang Teguhnya juga belum dapat informasi dari
atasan, pada saat itu. Keesokan harinya, mulai Senin 5 Februari saya sudah
mulai melaksanakan tugas di HRV.
 |
| Suasana SVM Training |
Hari pertama hingga
hari ke empat bekerja, saya membantu mendistribusikan seragam ke volunteer, yang dibimbing oleh Bang Ruby
dan Bang Ahmad. Distribusi seragam dibagikan berdasarkan jumlah dan ukuran (size) dari tiap kordinator departemen
yang akan mengambil seragam tersebut, jadi hanya kordinator saja yang
diperbolehkan menyerahkan data permintaan seragam untuk departemennya, dan saya
pribadi juga tidak berani mengeluarkan barang tanpa persetujuan bang Ahmad
ataupun Bang Ruby. ‘Kasarnya’, pekerjaan ini pekerjaan kuli (kotor), karena
harus mengangkat-angkat banyak barang, dan saya merasa seperti membuka lapak di
tanah abang hahahahhaha. Ini menjadi pengalaman yang seru buat saya, karena
saya bisa merasakan pekerjaan berat dengan ditemani bumbu-bumbu celotehan dari
teman HRV yang lain. Yaa, walaupun ini pekerjaan yang berat namun saya
bersyukur mendapatkan teman-teman volunteer
HRV yang menyenangkan dan tidak membuat saya banyak mengeluh dalam
melakukan pekerjaan tersebut. Yang menarik dari pekerjaan ini adalah,
seharusnya setiap barang yang keluar sesuai dengan ukuran yang diminta.
Artinya, tidak boleh ada tukar barang. Namun masih aja banyak volunteer yang ingin menukar barang, dan
menariknya adalah beberapa barang yang ditukar sangat tidak wajar. Contohnya,
ketika si A menuliskan ukuran celana 32 dan ditukar menjadi ukuran 39 atau 40.
Ini adalah ukuran yang sangat jauh, dan terkesan ‘tidak sadar ukuran tubuh
sendiri’, begitu pula sebaliknya. Ketika ada volunteer yang memiliki kasus tersebut, saya berusaha sekuat
mungkin menahan ketawa (maaf, tapi ini lucu banget menurut saya wkwkwkwkkwkwk).
 |
| Pekerjaan Mendistribusikan Seragam |
 |
| Udah Mirip Lapak Tanah Abang Belum? :D |
Pekerjaan
berikutnya yang saya lakukan adalah membantu mensortir ID Card volunteer.
Dalam melakukan pekerjaan ini, saya dibimbing oleh ka Aul, my super bidadari.
 |
| Ka Aul, My Super Bidadari |
Jadi, ID Card volunteer didapatkan
dari departemen akreditasi, yang mencetak ID Card berdasarkan data dari HRV
(telah dikirim sebelumnya). Setelah dicetak, ID Card tersebut dipastikan,
apakah nama volunteer yang tertera di
ID Card tersebut ada dalam database volunteer
yang bekerja atau tidak, dan volunteer
tersebut berasal dari departemen apa, karena saat mencetak tidak
berdasarkan departemen, dan di ID Card tersebut juga tidak terdapat keterangan departemennya.
Proses memastikan ID Card tersebut lebih melelahkan daripada pekerjaan
mendistribusikan seragam, karena membuat mata saya lelah mencari nama yang
dimaksud, dengan data hardcopy
(dicari satu-satu coy, dari tiap
kertas database volunteer). Setelah
itu, ID Card yang telah dipastikan bahwa ‘sang pemiliknya’ benar-benar bekerja
dibawa ke akreditasi kembali untuk di registrasi
dan diaktivasi (karena dalam ID Card terdapat barcode). Menyebalkannya adalah, yang melakukan registrasi dan
aktivasi volunteer HRV juga, karena
sibuknya akreditasi mencetak ID Card yang lain. Well, supaya cepat bisa diambil oleh volunteer, maka pekerjaan tersebut saya lakukan juga. Setelah
aktif, ID Card tersebut diberi hologram sebagai penanda bahwa ID Card siap
digunakan. Volunteer yang mengambil
ID Card juga harus menandatangani bukti bahwa ia telah mengambil ID Card
tersebut. Proses ID Card memakan waktu cukup lama, hingga event selesai, masih saja ada volunteer
yang belum menerima ID Card (ini lucu juga sii menurut saya wkwkwkwkwkwk).
 |
| Cek Cek ID Card...... |
ID Card menjadi
penting dimiliki oleh setiap volunteer.
Karena dengan memiliki ID Card, setiap volunteer
bisa mendapatkan hak mereka untuk masuk ke venue
yang telah ditentukan sesuai dengan tugas mereka. Masalah yang terjadi ketika volunteer tidak memiliki ID Card adalah
mereka tidak bisa masuk ke venue pertandingan
untuk bertugas, dan tidak bisa masuk ke athlete
village bagi yang mendapatkan akomodasi disana. Untuk itu, solusinya adalah
membuat venue pass untuk bisa masuk
ke venue pertandingan, dan guest pass untuk bisa masuk ke athlete village. Namun jumlahnya
terbatas, sehingga kartu tersebut digunakan secara bergantian oleh volunteer. Keterlambatan volunteer dalam menerima ID Card, tidak
hanya berasal dari miss communication ataupun
miss understanding, namun juga karena
kesalahan volunteer yang mengupload
foto tidak layak cetak. Maksud foto yang tidak layak cetak adalah, foto dengan
ukuran muka zoom ataupun selfie, dan foto dengan crowded background seperti, berlatar
belakang pemandangan ataupun latar belakang lain dengan banyak gambar. Yang dibutuhkan
adalah foto layaknya pas foto, dengan latar belakang polos. Untuk itu,
kedepannya diharapkan setiap volunteer mengunggah
pas foto berlatar belakang putih, agar ID Card dapat cepat dicetak.
 |
| Bentuk ID Card Volunteer Invitation Tournament Asian Games 2018 |
Pekerjaan lain yang
saya lakukan di HRV adalah berhubungan dengan absensi. Saya mengabsen volunteer melalui sistem SVM di venue, namun hal itu saya lakukan hanya
satu kali di venue atletik. Mengingat
teknis mendapatkan absensi yang tidak efektif, dengan mengganggu pekerjaan
kordinator maka, proses memasukkan absensi ke sistem SVM dilakukan di white house (markas HRV). Selain itu,
pekerjaan yang berhubungan dengan absensi lainnya adalah merekap absensi volunteer per term, agar tiap volunteer yang
bekerja, bisa mendapatkan ‘haknya’. Selain itu, saya juga membantu merekap
absensi GT 1 dan GT 2, yang akan berhubungan dengan masalah rekening volunteer. Pekerjaan terakhir yang saya
lakukan selama berada di HRV adalah membantu kordinator lapangan (Ka Tyas)
dalam memberikan, menerima, dan merekap absensi volunteer dari departemen dibawah Ka Tyas. Selain itu, saya juga
membantu merapikan jurnal harian (laporan harian) dari tiap volunteer.
 |
| Ka Tyas, My Super Mentor |
Yap, pekerjaan yang
saya lakukan di HRV memang secara umum mensupport
apa yang dikerjakan oleh HRV. Saya yang selama ini tidak tahu bagaimana
pekerjaan HRV, mendapatkan banyak ilmu baru setelah bergabung di departemen
HRV. Saya yang juga volunteer, selama
ini mengeluh dan berpikir negatif tentang proses recruitment, harus menelan ludah setelah tahu bagaimana departemen
ini bekerja, dan masalah apa yang sebenarnya terjadi. HRV, mungkin menjadi departemen
yang selalu ditegur, disalahkan, atau disudutkan oleh volunteer ketika ada kebijakan yang tidak memuaskan volunteer. Yaa, memang itu menjadi
sesuatu yang wajar bagi departemen ini, mengingat pekerjaan yang dilakukan di departemen
ini sangatlah dekat dengan volunteer,
berhubungan dengan hak dan kewajiban, dan berurusan dengan sumber daya manusia,
makhluk hidup yang memang tak pernah puas.
Saya bersyukur
dapat dilibatkan di departemen ini, setidaknya saya berusaha menjadi pegawai
yang berpikir ulang ketika harus menuntut hak, apakah saya sudah melaksanakan
kewajiban sesuai regulasi atau belum. Saya bersyukur ada departemen ini, walau
hanya 14 hari, karena mengenal begitu banyak orang inspiratif, lingkungan kerja
yang fun dan professional, staff HRV
yang tidak gila hormat, teman-teman yang menyenangkan, dan kepala departemen
yang begitu peduli, tanpa pandang status staff ataupun volunteer.
Terima kasih
INASGOC, telah memberikan saya kesempatan, untuk belajar di HRV. Memang saya
tidak terjun ke lapangan secara langsung, dan tidak terlibat dalam konflik yang
ada di setiap match ataupun venue Asian Games, tapi berada di HRV
saya mendapatkan pengalaman di luar ekpektasi saya, yang tidak dapat saya
uraikan, namun sangat berharga. Saya, yang merasa ‘volunteer sisaan’ saat awal mendapatkan e-mail penempatan
departemen, kini merasa sangat bahagia dan bersyukur ditempatkan di departemen
HRV. Sekali lagi, terima kasih INASGOC J
 |
| Suasana Evaluasi Departemen HRV |
 |
| Suasana Evaluasi Departemen HRV |
 |
| The Power of HRV Department |
Komentar
Posting Komentar